«1С: Управление Автотранспортом»

Возможность управлять заявками и деятельностью диспетчерской службы

Данный раздел программного обеспечения «1С: Управление Автотранспортом» используется, чтобы принимать заявки на транспорт, выписывать документы, которые содержат порядок выпуска транспортных средств, формировать маршрутные листы, оформлять и обрабатывать путевые листы.

Заявки на транспорт принимаются от собственных структур организации и других фирм. В заявке может быть указан автомаршрут, описание грузов, требуемые условия для выбора транспорта. Программное обеспечение позволяет отслеживать заявки, которые были выполнены не в полном объеме. Принимая заявку, можно проконтролировать имеются ли долги у заказчика перед автотранспортной организацией.

Возможность выписывать документы, которые содержат порядок выпуска автотранспортных средств, обусловлено расписанием занятости транспортных средств и автоводителей. Кроме этого, в программном обеспечении предусмотрена проверка транспортных средств на пригодность выполнить заявку по таким параметрам как:

— автотранспорт на данный момент не ремонтируется;

— у автотранспорта нет запланированного технического обслуживание в ближайшее время;

— вся документация на автомобиль действительна.

В программном обеспечении предусмотрена возможность выписки и обработки путевых листов, утвержденных Росстатом.

Выписывать путевые листы можно 2 разными видами: ввод каждого путевого листа вручную и пакетом в автоматическом режиме. Выписывать путевые листы в автоматическом режиме удобно для больших автотранспортных организаций, так как дает возможность за незначительный срок осуществить оформление и распечатку путевок, практически не задействуя оператора диспетчерской службы. Формируя новую путёвку, из прошлой в автоматическом режиме, добавляются оставшиеся топливные материалы в бензобаке и спидометровые показатели автотранспорта. Обработав путёвку, программное обеспечение осуществляет расчет выработки по таким критериям, как времени нахождения в рейсе, времени работы, времени, когда автотранспорт не использовался, нахождение в пути с автогрузом и без него, масса перевозимых автогрузов, грузовой оборот, число поездок и так далее. Критерии выработки пользователь может настроить с помощью специализированного классификатора. Кроме этого, в путевках для сотрудников можно начислять заработную плату по итогам их деятельности.

Программное обеспечение «1С: Управление Автотранспортом» позволяет оперативно распланировать деятельность автотранспорта с использованием специализированного автоматизированного рабочего места.

При помощи информации, полученной из путёвок, программное обеспечение дает возможность для формирования различной отчётности:

— отчётность о производительности автотранспорта;

— отчётность по пройденному пути;

— отчётность по продолжительности и объему работы машин;

— отчётность по времени, когда машины не использовались;

— журналы путёвок;

— эксплуатационная карта автотранспорта;

— ведомости ТЭП;

— графическая отчётность о состоянии транспортного средства.

Функции программного обеспечения позволяют пользователю отследить статус автотранспорта:

— На автотранспорт планируется наряд.

— Автотранспорт направлен в наряд.

— Автотранспорт ремонтируется.

— Автотранспорт на консервации и так далее.

Оформив документацию на выпуск транспортного средства, путёвок, ремонта в автоматическом режиме меняется статус автотранспорта. Помимо того с использованием специализированной документации можно задать любой статус и местоположение автотранспорта.

Раздел программного обеспечения «Пункт технического осмотра» позволяет вести классификатор автотранспортных средств, учёт производительности автотранспортных средств и машин, контролировать сроки по замене автошин, аккумуляторных батарей, планировать техобслуживание, вести учёт дорожно-транспортных происшествий, контролировать действительность документации водителей и на автотранспортные средства.

В классификаторах программного обеспечения возможно учитывать все данные об автотранспортном средстве.

Простой формат перечня автотранспорта дает возможность для организации оперативного поиска автотранспорта среди колонн, моделей и компаний; спецзнаками  и   отображается автотранспорт с приближающимся сроком планового техобслуживания и замены документации. Карта автотранспорта заключает в себе полные данные о теххарактеристиках:

— документации на автотранспорт. Программное обеспечение в автоматическом режиме осуществляет контроль за временем их действительности;

— автоводителей, которые закреплены за автотранспортом;

— комплектации и прицепных кузовов, агрегатов;

— автошин, аккумуляторных батарей, автоаптечек и другое;

— карточек и так далее.

Программное обеспечение «1С: Управление автотранспортом» позволяет оформлять введение автотранспорта для использования, перемещать среди структур предприятия и фирмами, выбыть автотранспортное средство.

Ведения учёта производительности автотранспорта и машин осуществляется посредством путёвок. Обрабатывая путёвки, программное обеспечение ведет расчет по критериям производительности (все время нахождения в пути, грузовой оборот, наработанные часы и так далее) и далее осуществляет их использование, чтобы сформировывать различную отчётность и контролировать запланированное техобслуживание.

Запланированное техобслуживание задано в определенном классификаторе. Программное обеспечение даёт возможность настройки правил техобслуживания как от размера производительности, так и от времени. Критериями производительности могут выступать: время нахождения в пути автотранспорта, число произведенных действий авто, наработанные часы и так далее.

Ведение учёта автошин, аккумуляторных батарей, автоаптечек, автораций и другого оборудования осуществляется по каждому автотранспорту, при этом автошины учитываются также на местах, где они устанавливаются. Программное обеспечение фиксирует все такие места и время, когда была установлена или заменена автошина, кроме того в автоматическом режиме, обработав путёвки, ведет учёт износа автошины при нахождении ее в пути на автотранспорте. Отчетность, контролирующая время эксплуатации автошин, дает возможность быстро реагировать на требование о том, чтобы их заменить.

Программное решение позволяет вести документацию, связанную с дорожно-транспортными происшествиями. В нее вносится информация об автотранспорте, автоводителе, перечень других лиц, которые участвовали в дорожно-транспортном происшествии, сведения экспертного заключения и страховщике. Отчётность даёт возможность провести анализ факторов, влияющих на аварийность, как часто автоводители участвуют в дорожно-транспортных происшествиях, сопоставить расходы, которые идут на оказание ремонтной деятельности с выплаченными компенсациями страховщиков.

Ведение учёта горюче-смазочных материалов

Раздел используется, чтобы настроить порядок расходования горюче-смазочных материалов, ведения учёта поступивших горюче-смазочных материалов, установить правила как их выдавать и как они должны расходоваться.

Горюче-смазочные материалы поступают и выдаются посредством специальной документации, а путёвки дают возможность рассчитать их расходование. Возвращенное топливо с автотранспорта в складские помещения учитывается в определенной документации, которая регламентирует слив горюче-смазочных материалов.

Программное обеспечение позволяет оформлять заправку несколькими способами:

— со складских помещений;

— «налом»;

— по карточке;

— по талончикам;

— от поставляющих компаний.

При заправке автотранспорта с помощью карточек, программное обеспечение позволяет вести допучёт – загружать информацию из отчетности, предоставленной автозаправками и сопоставлять их в автоматическом режиме с чеками, предоставленными автоводителями.

Расходование горюче-смазочных материалов рассчитывается, когда программное обеспечение обрабатывает путёвки. Нормы расходования рассчитываются в соответствии с нормативами, настроенными в определенном классификаторе, принцип которых соответствует требованиям МинТранса.

Помимо того, программное обеспечение позволяет учитывать сезонность, влияющую на расходование горюче-смазочных материалов, и допрасходов для ведения деятельности с тяжелыми условиями труда.

Результаты по передвижению горюче-смазочных материалов отражено в следующей отчётности:

— документы о передвижениях горюче-смазочных материалов;

— документы о поступлении и расходовании горюче-смазочных материалов;

— осуществление заправок горюче-смазочными материалами;

— документы для сопоставления расходования горюче-смазочных материалов по автоводителям;

— талончики на горюче-смазочные материалы;

— документы для сопоставления заправки по карточкам.

Возможность вести учёт ремонтных услуг и планировать ТО машин

Раздел учитывает заявки на ремонтные услуги и сервис для автотранспорта, ремонтную деятельность и запланированное техобслуживание, смену автошин и аккумуляторных батарей, доп.комплектации. Программное обеспечение учитывает ремонтную деятельность, произведенную в собственном сервисе или в другой автомастерской. Помимо этого, ПО позволяет планировать загруженность ремонтного подразделения.

Заявки на ремонтные услуги фиксируются документацией на предзаказ, включающей в себя информацию об автотранспорте, указанные неполадки и список запчастей. На оказываемые ремонтные услуги в другой автомастерской можно распечатать предзаказ.

По предзаказам осуществляется оформление документации на оказание ремонтных услуг, фиксирующей осуществленную ремонтную деятельность, техобслуживание, смену автошин и аккумуляторных батарей. При осуществлении ремонтной деятельности в своей автомастерской, документация в программном обеспечении списывает запчасти со складских помещений компании, а при производстве ремонтной деятельности в другой автомастерской, в документации будет указана цена на оказанные услуги. Если в ремонтной деятельности принимают участие автоводители, то часы, потраченные на восстановление автотранспорта, будут учтены в графике работ сотрудника.

Учёт деятельности складских помещений

Раздел позволяет проводить все основные действия, связанные с деятельностью складских помещений: учёт поступившей продукции, возможность перемещать продукцию между складскими помещениями, списывать и проводить учёт продукции. Списывать продукцию можно по любому из видов: FIFO, LIFO или в среднем значении.

Обособлено учитываются автошины, аккумуляторные батареи, автоаптечки и доп.комплектация. Также программное обеспечение позволяет оприходовать автошины и аккумуляторные батареи группами, что существенно сокращает срок при введении информации в документацию.

Возможность вести учёт оказанного транспортного обслуживания

Подраздел взаимных расчётов содержит возможность учитывать цены и тарификацию, рассчитывать транспортное обслуживание, формировать счета к оплате и так далее. Тарификация позволяет настроить различные системы цен: для партнёров, по пути следования, по видам транспортных средств. Также тарификация может быть настроена и увеличена по любому критерию производительности.

Цены на транспортное обслуживание рассчитываются на основании обработанных путёвок и указанной тарификации в документах. Документация за любой выбранный срок позволяет сформировать счёт и акт на обслуживание с указанием любых деталей (автотранспорт, предоставляемый сервис), оформление осуществляется на всех клиентов. Также можно сформировать перечень осуществленного транспортного обслуживания.

Ведение учёта деятельности автоводителей

В разделе предусмотрено решение двух главных задач: ведение учёта производительности и затраченных трудочасов и возможность начислять зарплату по путёвкам.

Трудочасы рассчитываются после того как были обработаны путёвки и документы на оказание ремонтных услуг. Помимо того в программном обеспечении, при помощи специализированной документации, возможно ввести разные отклонения от графика при осуществлении автоводителями своей деятельности. На базе этих сведений можно сформировать табели работы по заданным формам. Зарплата рассчитывается разными методами: сдельно, в зависимости от вырученной прибыли, фиксировано, за переработку и работу в ночное время.

Разные фильтры дают возможность настроить использование тарификации для каждого пути следования, партнеров, видов транспортных средств. В программном обеспечении можно объединить тарифы, что подойдет для предприятий со значительным числом автоводителей.

Ведение учёта расходов

Раздел даёт возможность учитывать прямые расходы, распределяет доп.расходы среди автотранспорта, создавать отчётность по расходам по автотранспорту, различным расходам, клиентам и структурам предприятия, кроме этого учитывать доходность деятельности каждого автотранспорта. В программном обеспечении можно настроить разные планы расходов, чтобы учесть траты на транспортное обслуживание заказчиков других организаций и траты, понесенные в связи с обслуживанием внутренних нужд предприятия.

Прямые расходы можно определить за счёт путёвок и документов на осуществление ремонта: цена горюче-смазочных материалов, цена ремонтных услуг, амортизации автотранспорта и автошин. Помимо того документация может учесть разнообразные расходы на автотранспорт.

Косвенные расходы делятся среди автотранспорта такими способами как:

— учитывая цену автотранспорта;

— учитывая производительность автотранспорта;

— в равных долях среди всего автотранспорта.

Отчётность по расходам можно получить по разным параметрам.

Возможность планировать и распределять бюджет.

Раздел позволяет планировать деятельность автотранспортных средств и ее будущего анализирования.

Планировать можно на любой период времени и вводить настройки по автотранспортным средствам, маркам и видам авто, по типам продукции и их совокупности.

Сведения будут сформированы на базе путёвок, которые были обработаны и разработанного плана, чтобы создать аналитическую отчетность.

Помимо этого, программа обладает возможностью планировать ден.средства и экономическое положение организации на заданный срок по оборотным статьям и планируемым остаткам, используя необходимую аналитику; составлять доходы и расходы, передвижение ден.средств, прогнозы и прочее; контролировать, чтобы планируемые и фактические сведения соответствовали ожидаемому уровню производительности; контролировать, чтобы планы расходов соответствовали основным этапам работы на заданный срок и анализировать выполнение экономических задач; составлять отчетность по итогам наблюдения за деятельностью организации; анализировать все отклонения от плана и фактических показателей.

Возможность использовать спутниковую систему транспортного мониторинга

Контроль автотранспорта можно осуществлять несколькими способами:

— С помощью ИС «1С: Центр спутникового мониторинга».

— Загрузить информацию из ИС Dynafllet.

— Загрузить информацию из ИС Omnicomm.

— Загрузить информацию из файлов временного хранения информации любых открытых форматов с помощью настраиваемых параметров для обработки.