1С:Предприятие 8. Отель

В «1С: Отель» у портье есть возможность оценить загруженность номерного фонда на несколько недель вперед, посмотрев их остаток на каждый день, что удобно при бронировании по телефону или электронной почте. При резервировании номера используется такая функция как «калькулятор бронирования», которая отражает информацию о занятости номеров и мест, если в отеле предусмотрен подобный учет, а также их стоимости на определенный промежуток времени. Ценовая политика организации закладывается в программу с учетом сезона, праздников и дней недели, что позволяет предоставлять менеджеру оперативную информацию для клиентов гостиницы. В случае предоставления определенному гостю специальной цены, нет необходимости заводить в систему новый тариф, и при наличии достаточных прав, можно указать стоимость непосредственно в самой брони. Инструмент «калькулятор бронирования» может рассчитать стоимость проживания не только для отдельного номера, но и для группы гостей, а также разделит счет таким образом, что часть услуг оплатит контрагент, а остаток сам клиент при размещении. При подтверждении заказа, услуга резервируется здесь же, а оформленную заявку можно отправить на печать на русском, английском или немецком языке, или выслать на указанный e-mail.

Помимо этого, в программе предусмотрена функция online-брони через web-сервисы, которая имеет доступ к базе данных отеля и отображает актуальную информацию по всем имеющимся вакантным номерам и их категориям по заданной дате на сайте гостиницы, что исключает необходимость в предоставлении отдельной квоты для реализации услуг через интернет. Процесс резервирования, получение статуса и регистрация оплаты происходит автоматически в режиме реального времени, благодаря чему клиент имеет возможность сразу же получить подтверждение своей заявки на e-mail и распечатать его. Система «1С: Отель» в данном случае не только исключает человеческий фактор, но и позволяет перенаправить персонал гостиницы на выполнение другой деятельности.

Для контроля за деятельностью отделов бронирования и офисов продаж в программе предусмотрено использование специальных сводок, которые позволяют следить за процентом загруженности отеля и средней ценой номера. Система автоматически собирает данные о продажах и выгружает их в виде отдельной ведомости, которую можно создать по заданному отрезку времени или по определенному сотруднику. При помощи данной функции можно отследить как варьировалась средняя цена номера, исходя из загруженности фонда, контролировать показатель rev par, или среднюю выручку с номера. Система отчетности автоматически собирает все эти данные в единый документ в формате Excel, PDF или HTML и, в случае необходимости, будет каждый день отправлять его на e-mail руководства. Кроме этого, отчет может быть сформирован как для анализа деятельности предприятия в заданный отрезок времени, так и для составления прогноза доходности с учетом вводимой информации о загруженности гостиницы, предположив, что все забронированные номера будут оплачены.

Все выставленные услуги подразделений автоматически направляются в единый журнал, который отображает все оплаченные и неоплаченные счета, чтобы просматривать данные по состоянию взаиморасчетов и, в случае необходимости, распределить оплату по поступившим платежам. Благодаря программе, данная процедура может быть выполнена в течение короткого времени, порядка 10 минут, независимо от размеров номерного фонда отеля. Помимо этого, при выборе контрагента в момент резервирования номера, на бронь сразу же поступает информация о текущем балансе, который учитывает поступившую к оплате сумму и составленные акты, также отображает информацию на всю действующую и будущую бронь. В результате менеджер может сделать вывод о том, хватает ли внесенных денежных средств на лицевой счете и можно ли принимать еще заявки, либо необходимо потребовать дополнительной оплаты. Кроме того, в «1С: Отель» предусмотрено использование системы напоминаний, которая будет выдавать сообщения на экран менеджера с требованием о погашении задолженности, а также сделает автоматическую рассылку об истечении сроков оплаты должникам.

Для максимально быстрого размещения клиента, администратор ресепшена может использовать функции программы для контроля за состоянием номеров и поиска гостя в базе данных с помощью сканера паспорта или заданных фильтров, таких как фамилия, номер договора, статус брони, дата планируемого заезда и так далее. Если посетитель останавливался в гостинице ранее, система самостоятельно покажет сведения о нем, историю проживания и оставленные персоналом комментарии, а также предоставит быстрое заселение без очереди. При необходимости портье может продлить договор проживания в отеле или переселить клиента в другой номер. Кроме того, в случае въезда/выезда раньше положенного срока или, наоборот, опоздания, в программе можно настроить стоимость проживания, исходя из часов или других временных отрезков (четверть суток или половина суток), которая будет автоматически рассчитана при указании времени и тарифного плана.

При размещении клиента системой будут показаны только те номера или места, которые свободны на текущий момент, с указанием статуса их подготовки для вселения, для чего ответственным сотрудником размещается информация о том, приведен ли номер в порядок, либо, когда его уборка закончится, чтобы портье мог оперировать этими данными для отбора. Также по каждому номеру будут отображаться присущие ему свойства, которые не обязательно повлияют на цену, но станут удобными для гостя, например, видом из окна, чтобы следить за парковкой, либо нахождением в номере какой-нибудь мебели или сейфа.

После завершения процедуры размещения, администратором оформляется лицевой счет гостя, в котором перечислен весь сервис, подлежащий оплате. Данный перечень может содержать не только проживание, но и дополнительные услуги, которые могут быть начислены различными подразделениями или добавлены вручную на ресепшене. Сюда могут быть включены питание, интернет, мини-бар и тому подобное. В программе может быть установлена система лояльности, или наоборот, создана наценка на определенный вид сервиса. Оплата счетов может осуществляться как за наличный расчет в любой валюте, так и с помощью платежных карт, а для нереализованных услуг, администратор может произвести возврат денежных средств любой из доступных схем. Также программа позволяет следить за всеми внесенными изменениями в размещении гостя, позволяет определить кем они были внесены, и, в случае необходимости, может восстановить параметры к первоначальным настройкам. Счет может быть распечатан на любом языке и в разных вариантах.

Как уже отмечалось выше, все начисленные подразделениями услуги поступают на стойку администратора. Для организации расчетов, гостю при размещении выдается магнитная карта, которая привязана к его счету и при этом может быть ключом от номера при использовании в отеле электронных замков. Для того, чтобы клиенту закрыть заказ, например, покупая сувениры в киоске или при обслуживании в кафе отеля, он может предъявить карту, и фронт — офис автоматически начислит услугу на его «карточный» счет по сторно, в пределах границы внесенной предоплаты, либо глубины предоставляемого кредита. В отдельных случаях постоялец может указать номер своей комнаты и заказ будет внесен на счет, проживающего в этом номере госте. Данная функция удобна для постояльцев тем, что не нужно иметь при себе денежные средства, так как они всегда могут произвести расчет по внутренней карте, а поскольку она еще и ключ от номера, то всегда находится с собой. Для предприятия безусловно удобнее контролировать один отдел, производящий взаиморасчеты наличными средствами, услуги не проходят «мимо кассы», а в подразделении повышается средний чек.

В разделе программы «служба номерного фонда», так называемая «housekeeping», система будет отображать статусы номеров, в зависимости их подготовки, от двух простых: убрано или нет, до более сложных: незанятый-грязный, незанятый-чистый и тому подобное, а также ввести дополнительные статусы: «на уборке» или «на инспекции». Данная информация может меняться на ресепшене вручную, либо из номера при помощи АТС: по завершении уборки, горничная набирает определенный код на телефоне, и система в автоматическом режиме меняет статус. По введенным комбинациям цифр, ведется «Протокол уборки», благодаря которому можно контролировать перемещения уборщицы и дать оценку эффективности ее работы.

Для планирования графика работы службы номерного фонда в системе предусмотрено использование несколько функций. Первая из них — отчет об уборке, заказ на которую появляется за счет подготовки номеров для новых и проживающих гостей, благодаря чему автоматически создается готовый план работ. А, в случае необходимости распределения нагрузки на персонал, может использоваться такой внутренний документ как «план работ», который составляется по номерам отеля и дополнительным зонам, учитывает график работы уборщиц и нормативы выполнения задания в минутах или выбираемой площади. При этом план работ, супервайзер может откорректировать вручную, добавив или исключив дополнительные задания, и в итоге вывести на печать подготовленные документы на каждый рабочий день.

Также в программе можно ввести нормативы использования моющих средств, необходимых для уборки и количество расходных материалов, например, таких как, полотенце или мыло, которые требуется предоставить в номер при его подготовке. Таким образом можно сформировать отчеты на необходимый период времени, чтобы контролировать расход номенклатуры по плану, и иметь возможность сверить его с бухгалтерией для определения неверно примененных нормативов списания, либо невыполнение их службой номерного фонда применительно к каждой смене.

Кроме работы гостиницы по номерам, в программе «1С: Отель» предусмотрен учет ее деятельности по отдельным участкам, которые можно продавать по часам. Обычно это конференц-зал, бильярдная или сауна. Для контроля загруженности участка в программе предусмотрена функция календаря, которая дает возможность забронировать необходимое помещение и добавить дополнительный сервис в виде организации обеда или предоставления специального оборудования. Стоимость услуги будет автоматически рассчитана в зависимости от ее продолжительности и предоставления дополнительных опций и начислена на лицевой счет клиента.

«1С: Отель» при взаимодействии с системой «1С: Бухгалтерия» позволит не только делать сверку по расходным материалам, но и позволит привести всю работу отеля в соответствии с требованиями законодательства. Все необходимые данные будут получены автоматически, благодаря чему удастся избежать их задвоения и увидеть различия, если таковые имеются. Отдел бухгалтерии из системы сможет получить информацию по контрагентам, оказанным услугам, агентским вознаграждениям, счетам, кассовым ордерам и платежным поручениям. Кроме того, ресепшн сможет выписать счет-фактуру гостю по требованию или создать нового контрагента для ускорения процесса оформления документов.

Все оказываемые в гостинице услуги, складываются в единый отчет и предоставляется программой в виде аналитических данных, графиков и диаграмм для контроля за деятельностью предприятия. В системе также предусмотрены специальные аудиторские отчеты для выявления нежелательных схем работы гостиницы и документы, регламентированные РОССТАТ, ОВИР, МВД и УФМС по предоставлению информации по иностранным гражданам. Отчеты в программе можно настроить по группе, составу и формату колонок и строк для более удобного использования, а также создать свой набор ведомостей по деятельности организации с необходимым содержанием, который легко интегрируется в систему.